Privacyverklaring
Deze privacyverklaring beschrijft welke gegevens Tooltribes verwerkt voor de website, app, organisatiebeheer, support, beveiliging, betalingen en modulegebruik.
Van Gils Management Services BV / VGMS is de aanbieder van Tooltribes. Het adres is Bijsterveldenlaan 369, 5045 ZR Tilburg, Noord-Brabant, Nederland. KvK: 14072247. BTW: NL817998640B01.
Voor privacyvragen kan contact worden opgenomen via info@tooltribes.com. Voor supportvragen is support@tooltribes.com beschikbaar.
Deze verklaring geldt voor tooltribes.com, app.tooltribes.com, simplework.tooltribes.com, subomgevingen onder *.simplework.tooltribes.com en staging.tooltribes.com.
Staging.tooltribes.com is bedoeld voor test, validatie en interne ontwikkelcontrole en is geen publieke productieomgeving.
Tooltribes richt zich op zakelijke klanten. Wanneer een klant buiten de EER is gevestigd of gebruikers buiten de EER heeft, kan aanvullende documentatie of beoordeling nodig zijn voordat verwerking of doorgifte plaatsvindt.
VGMS is verwerkingsverantwoordelijke voor eigen account-, contract-, support-, beveiligings-, betalings-, communicatie- en websitegegevens.
Voor persoonsgegevens en inhoud die een organisatie in modules invoert of door gebruikers laat verwerken, treedt Tooltribes doorgaans op als verwerker namens die organisatie. In dat geval kan een verwerkersovereenkomst nodig zijn.
Een organisatie blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van haar eigen data, gebruikers, rollen, instructies, bewaartermijnen en gebruik van modules.
Tooltribes kan onder meer naam, e-mailadres, organisatie, rol of functie, optioneel telefoonnummer, gebruikersactiviteit, technische logs en moduledata verwerken.
Moduledata is afhankelijk van het gebruik door een organisatie. Dit kan gaan om documenten, assets, taken, projecten, workflows, formulieren, voorkeuren, configuraties en metadata.
Tooltribes verwerkt gegevens voor registratie, organisatiebeheer, gebruikersbeheer, toegangscontrole, support, beveiliging, logging, facturatievoorbereiding, betaling en het gebruik van modules.
De grondslag kan afhankelijk van de situatie bestaan uit uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting of toestemming waar die nodig is.
Tooltribes verwerkt gegevens niet voor verkoop aan derden en voegt geen marketing- of analyticscookies toe zonder een nieuw expliciet besluit.
Tooltribes is B2B-only als contractmodel. Organisaties beheren hun eigen gebruikers, rollen en module-inhoud. Consumenten kunnen geen organisatie aanmaken of contractpartij zijn.
Wanneer een organisatie persoonsgegevens of andere inhoud in modules verwerkt, bepaalt de organisatie mede welke gegevens zij invoert of uploadt. Tooltribes verwerkt die gegevens om de dienst te leveren, te beveiligen en te ondersteunen.
Bij enterprise- of internationaal gebruik kunnen aanvullende afspraken nodig zijn over subverwerkers, regio's, beveiliging, bewaartermijnen en data-export.
Tooltribes gebruikt leveranciers en subverwerkers voor hosting, DNS/CDN, beveiliging, e-mailafhandeling, logging, support en betalingsverwerking. De concrete leveranciers kunnen wijzigen wanneer dat nodig is voor beveiliging, levering of verbetering van de dienst.
Stripe kan worden gebruikt voor betalingen na interne goedkeuring en quote approval. Tooltribes verwerkt geen kaartgegevens rechtstreeks; betaalgegevens worden via Stripe afgehandeld wanneer de betaalstap wordt aangeboden. Stripe kan voor bepaalde betaal- en compliancegegevens ook zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.
Tooltribes streeft naar EER-first verwerking waar dat praktisch en contractueel mogelijk is. Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt of toegankelijk zijn, gebruikt Tooltribes passende waarborgen zoals adequaatheidsbesluiten, standaardcontractbepalingen of vergelijkbare maatregelen waar vereist.
Klanten buiten de EER kunnen aanvullende informatie of afspraken nodig hebben voor lokale privacy-, security- of procurement-eisen.
Tooltribes gebruikt op dit moment geen analyticsdiensten. De website en app gebruiken alleen functionele en noodzakelijke cookies die nodig zijn voor werking, beveiliging, sessiebeheer, voorkeuren of technische stabiliteit.
Marketingcookies, trackingcookies en analyticscookies vallen buiten de huidige scope en worden niet toegevoegd zonder een nieuw expliciet besluit.
Persoonsgegevens, organisatiegegevens, gebruikersgegevens, logs en moduledata worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt.
Een langere bewaartermijn kan nodig zijn vanwege wettelijke verplichtingen, contractuele verplichtingen, beveiligingsbelangen, administratieve noodzaak of geschilafhandeling. Voor facturatie-, contract- en administratieve gegevens kunnen wettelijke bewaartermijnen gelden.
Tooltribes neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de omgeving te beveiligen. Toegang tot de app en modules is rol- en organisatiegebonden.
Bij een beveiligingsincident of datalek beoordeelt Tooltribes de impact en informeert zij betrokken organisaties, autoriteiten of betrokkenen waar dat wettelijk vereist is.
Betrokkenen kunnen privacyvragen of verzoeken over inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar sturen naar info@tooltribes.com. Soms loopt een verzoek praktisch via de organisatie die de gebruiker heeft uitgenodigd of beheert.
Betrokkenen hebben het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde toezichthouder.
Tooltribes kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienst, wetgeving, verwerkers of interne processen wijzigen. De meest actuele versie staat op deze website.
